Factores claves a la hora de elegir el mejor ERP para tu PYME

Se conoce como ERP a los sistemas de planificación de recursos empresariales (Enterprise resource planning, por sus siglas en inglés) y básicamente es un sistema de gestión que integra en un único sistema todos los procesos de la empresa: compras, ventas, gestión de almacén, producción, finanzas, contabilidad, gestión comercial, etc.

Generalmente se ha asociado el uso de un ERP a las grandes empresas, sin embargo esto no tiene que ser así. Las pequeñas y medianas empresas pueden beneficiarse de las ventajas de usar un ERP, puesto que ya existen soluciones adaptadas a las necesidades de las PyMEs desde el punto de vista de procesos y recursos económicos. Un ERP es una herramienta fundamental para mejorar la productividad empresarial, evitar errores humanos y duplicidades y poder controlar la información para que la dirección pueda tomar decisiones correctas.

El “dato único”, una gran ventaja
En los ERP los datos son introducidos dentro del sistema una única vez, y enseguida están disponibles para todas las personas involucradas en los distintos procesos de la empresa. Es decir, el sistema se basa en una base de datos centralizada en la que se consolidan todas las operaciones, lo que significa que cualquier transacción queda reflejada de forma inmediata, desencadenando otros procesos en el back-office: actualización de stocks, tesorería, contabilidad. La ventaja del dato único radica en el ahorro de tiempo (los datos sólo se introducen una vez) y en la minimización de errores manuales. Ambos ayudan aumentar la productividad empresarial.

Imaginemos una empresa de distribución. El administrativo recibe, vía email, un pedido de un nuevo cliente. Tras pedirle todos los datos necesarios, crea el nuevo cliente en el sistema y da de alta un pedido nuevo. Ese pedido nuevo desencadena una orden en el almacén. El responsable de almacén lista los pedidos del día y se encarga de prepararlos. A la salida, con sólo dar a un botón, se generan los albaranes de los pedidos que se han preparado. En ese momento, el ERP actualiza el stock de los productos, y si se producen las condiciones necesarias, automáticamente propone una solicitud de compra de material, para que no se produzcan roturas de stock. A final de mes, el administrativo lista todos los pedidos enviados, albaranados y entregados en destino satisfactoriamente, y genera las facturas para los clientes con dar a un botón. No tiene que realizar el engorroso trabajo de crear las facturas una por una, con el tiempo que conlleva y la posibilidad de error. Una vez realizadas las facturas, y en función de las condiciones de pago de cada cliente, el director financiero puede actualizar su previsión de tesorería. Todos los movimientos y transacciones son contabilizados automáticamente, por lo que el director general puede consultar los informes financieros en tiempo real y tomar decisiones estratégicas basadas en la información consolidada en el ERP.

Elegir entre adquirir software o alquilarlo. ¿Existen los ERPs SaaS?
El SaaS, o Software como servicio, es un modelo de despliegue de software donde una aplicación informática se ofrece como un servicio a través de Internet. Así, se permite que el usuario del servicio no necesite instalar o actualizar la aplicación en sus equipos. Este modelo permite el uso de nuevo software sin necesidad de realizar una gran inversión inicial en adquisición de licencias o sistemas informáticos. De hecho, la inversión se realiza únicamente en función del uso de los servicios SaaS, cuyo coste a corto plazo suele ser bastante reducido.

El SaaS está orientado principalmente a reducir el coste de implantación y uso de los sistemas informáticos asociados a la gestión de los recursos empresariales (por ej. un ERP) de una organización. El coste se reduce debido a que la inversión inicial es prácticamente inexistente, y las tarifas por el uso posterior de los servicios SaaS son bastante reducidas debido a la economía de escala. Los principales inconvenientes a la hora de utilizar un ERP Saas son dos. El primero y más limitante es la escasa personalización que permiten estas aplicaciones, que hace que sea necesario que la empresa adapte sus procesos al sistema de gestión, puesto que no se puede adaptar el sistema de gestión a la empresa. El segundo es que es necesario disponer de una conexión a Internet para poder acceder al sistema.

Elegir entre software libre o propietario
En los sistemas de ERPs se pueden destacar tres ventajas del software libre frente al software propietario:

1. Seguridad: dado que el código del software libre está a disposición de todo el mundo, muchos expertos en seguridad creen que el software libre es más seguro que el software comercial. Por una parte los usuarios finales pueden analizar la seguridad del código y añadir parches de seguridad, y por otra el código es resistente a los ataques de los hackers, que pueden descargarlo de forma gratuita.
2. Flexibilidad: cualquier usuario de software libre tiene la oportunidad de examinar el código fuente y realizar las alteraciones que estime oportuno. De esta manera, los usuarios expertos pueden eliminar los fallos que encuentren y añadir cualquier funcionalidad que precisen. Esto también influye a la hora de ser independiente del proveedor, puesto que el software adquirido puede ser evolucionado y mantenido por otra empresa o profesional que conozca el lenguaje de programación utilizado.
3. Interoperabilidad: la interoperabilidad con otros sistemas de software facilita la capacidad de integrarse con una gama de productos complementarios con el fin de satisfacer los requisitos de negocio. El software libre utiliza estándares abiertos que proporcionan una clara definición de cómo debe producirse el intercambio de información y datos entre sistemas o componentes heterogéneos que deban trabajar juntos.

¿Qué ERP necesita una PyME?
A esta altura quizás ya estés convencido que un sistema ERP ofrece a una PyME control, información e integración, lo que permite mejorar la productividad de tu empresa. En los próximos párrafos haremos un recorrido sobre las características de diferentes sistemas de ERP para que puedas decidir cuál se adapta mejor a las necesidades de tu negocio. Si no te importa adaptar a tus procesos y tienes un presupuesto muy limitado, la mejor opción es un ERP SaaS. En caso contrario, puedes optar por una implantación personalizada, eligiendo entre software propietario o software libre, y entre un ERP horizontal o vertical.

Existen ERPs horizontales (generalistas) entre los que podemos destacar soluciones propietarias como SAP, Oracle, Microsoft Dynamics o HAPIQA ERP y soluciones Opensource como Openbravo u OpenERP. También encontramos en el mercado ERPs verticales (especializados en un sector: retail, farmacia, hostelería, etc.) como Hotel OS para hoteles o Sage Despachos para despachos profesionales.

Si tu negocio es cambiante y tus procesos no son estándar, la mejor opción es utilizar un ERP horizontal. Si tu negocio tiene unos procesos repetidos y definidos, y existe un ERP vertical para tu sector, lo mejor es un ERP vertical (por ej. para un hotel) puesto que todas las particularidades de tu negocio ya van a estar reflejadas en el sistema y nos permitirá ahorrar costes de personalización de un ERP horizontal. Para tomar la mejor decisión será necesario hacerse las siguientes preguntas:

• ¿El ERP cumple con las funcionalidades que necesito?
• ¿El ERP está programado en un lenguaje de programación conocido y estándar?
• ¿Existen varias empresas solventes que puedan ser proveedoras de ese ERP?
• ¿Existen empresas implantadoras profesionales cerca de mi ubicación?
• ¿Se pueden migrar fácilmente los datos?
• ¿El ERP se actualiza y se puede subir de versión sin dificultad?
• ¿Cual son los SLAs (acuerdos de nivel de servicio) del proveedor?
• ¿Cual es el CTO?

Para tomar la mejor decisión sobre la inversión a realizar es necesario evaluar el CTO o "coste total de adquisición" y no dejarse llevar por precios de implantación bajos, descuentos en licencias y atractivas ofertas que a largo plazo no son tan interesantes como a priori podría parecer. Para evaluar el CTO hay que tener en cuenta:

• Coste de licencias (coste anual, del primer año y años posteriores)
• Coste del mantenimiento anual
• Coste de actualizaciones
• Coste de la consultoría
• Coste de la implantación
• Coste de la formación a usuarios y administradores
• Coste de oportunidad

Sólo las PyMEs que sean eficientes en el control de costes y mejoren sus procesos para ser más eficientes pueden sobrevivir en el entorno actual. Bajo esta óptica, la implantación de un ERP se hace imprescindible para cualquier PyME que quiera crecer sostenidamente en el tiempo.

Recopilado de www.HP.com por Jezis Collector.