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miércoles, 29 de mayo de 2013






Factores claves a la hora de elegir el mejor ERP para tu PYME

Se conoce como ERP a los sistemas de planificación de recursos empresariales (Enterprise resource planning, por sus siglas en inglés) y básicamente es un sistema de gestión que integra en un único sistema todos los procesos de la empresa: compras, ventas, gestión de almacén, producción, finanzas, contabilidad, gestión comercial, etc.

Generalmente se ha asociado el uso de un ERP a las grandes empresas, sin embargo esto no tiene que ser así. Las pequeñas y medianas empresas pueden beneficiarse de las ventajas de usar un ERP, puesto que ya existen soluciones adaptadas a las necesidades de las PyMEs desde el punto de vista de procesos y recursos económicos. Un ERP es una herramienta fundamental para mejorar la productividad empresarial, evitar errores humanos y duplicidades y poder controlar la información para que la dirección pueda tomar decisiones correctas.

El “dato único”, una gran ventaja
En los ERP los datos son introducidos dentro del sistema una única vez, y enseguida están disponibles para todas las personas involucradas en los distintos procesos de la empresa. Es decir, el sistema se basa en una base de datos centralizada en la que se consolidan todas las operaciones, lo que significa que cualquier transacción queda reflejada de forma inmediata, desencadenando otros procesos en el back-office: actualización de stocks, tesorería, contabilidad. La ventaja del dato único radica en el ahorro de tiempo (los datos sólo se introducen una vez) y en la minimización de errores manuales. Ambos ayudan aumentar la productividad empresarial.

Imaginemos una empresa de distribución. El administrativo recibe, vía email, un pedido de un nuevo cliente. Tras pedirle todos los datos necesarios, crea el nuevo cliente en el sistema y da de alta un pedido nuevo. Ese pedido nuevo desencadena una orden en el almacén. El responsable de almacén lista los pedidos del día y se encarga de prepararlos. A la salida, con sólo dar a un botón, se generan los albaranes de los pedidos que se han preparado. En ese momento, el ERP actualiza el stock de los productos, y si se producen las condiciones necesarias, automáticamente propone una solicitud de compra de material, para que no se produzcan roturas de stock. A final de mes, el administrativo lista todos los pedidos enviados, albaranados y entregados en destino satisfactoriamente, y genera las facturas para los clientes con dar a un botón. No tiene que realizar el engorroso trabajo de crear las facturas una por una, con el tiempo que conlleva y la posibilidad de error. Una vez realizadas las facturas, y en función de las condiciones de pago de cada cliente, el director financiero puede actualizar su previsión de tesorería. Todos los movimientos y transacciones son contabilizados automáticamente, por lo que el director general puede consultar los informes financieros en tiempo real y tomar decisiones estratégicas basadas en la información consolidada en el ERP.

Elegir entre adquirir software o alquilarlo. ¿Existen los ERPs SaaS?
El SaaS, o Software como servicio, es un modelo de despliegue de software donde una aplicación informática se ofrece como un servicio a través de Internet. Así, se permite que el usuario del servicio no necesite instalar o actualizar la aplicación en sus equipos. Este modelo permite el uso de nuevo software sin necesidad de realizar una gran inversión inicial en adquisición de licencias o sistemas informáticos. De hecho, la inversión se realiza únicamente en función del uso de los servicios SaaS, cuyo coste a corto plazo suele ser bastante reducido.

El SaaS está orientado principalmente a reducir el coste de implantación y uso de los sistemas informáticos asociados a la gestión de los recursos empresariales (por ej. un ERP) de una organización. El coste se reduce debido a que la inversión inicial es prácticamente inexistente, y las tarifas por el uso posterior de los servicios SaaS son bastante reducidas debido a la economía de escala. Los principales inconvenientes a la hora de utilizar un ERP Saas son dos. El primero y más limitante es la escasa personalización que permiten estas aplicaciones, que hace que sea necesario que la empresa adapte sus procesos al sistema de gestión, puesto que no se puede adaptar el sistema de gestión a la empresa. El segundo es que es necesario disponer de una conexión a Internet para poder acceder al sistema.

Elegir entre software libre o propietario
En los sistemas de ERPs se pueden destacar tres ventajas del software libre frente al software propietario:


  1. Seguridad: dado que el código del software libre está a disposición de todo el mundo, muchos expertos en seguridad creen que el software libre es más seguro que el software comercial. Por una parte los usuarios finales pueden analizar la seguridad del código y añadir parches de seguridad, y por otra el código es resistente a los ataques de los hackers, que pueden descargarlo de forma gratuita.
  2. Flexibilidad: cualquier usuario de software libre tiene la oportunidad de examinar el código fuente y realizar las alteraciones que estime oportuno. De esta manera, los usuarios expertos pueden eliminar los fallos que encuentren y añadir cualquier funcionalidad que precisen. Esto también influye a la hora de ser independiente del proveedor, puesto que el software adquirido puede ser evolucionado y mantenido por otra empresa o profesional que conozca el lenguaje de programación utilizado.
  3. Interoperabilidad: la interoperabilidad con otros sistemas de software facilita la capacidad de integrarse con una gama de productos complementarios con el fin de satisfacer los requisitos de negocio. El software libre utiliza estándares abiertos que proporcionan una clara definición de cómo debe producirse el intercambio de información y datos entre sistemas o componentes heterogéneos que deban trabajar juntos.


¿Qué ERP necesita una PyME?
A esta altura quizás ya estés convencido que un sistema ERP ofrece a una PyME control, información e integración, lo que permite mejorar la productividad de tu empresa. En los próximos párrafos haremos un recorrido sobre las características de diferentes sistemas de ERP para que puedas decidir cuál se adapta mejor a las necesidades de tu negocio. Si no te importa adaptar a tus procesos y tienes un presupuesto muy limitado, la mejor opción es un ERP SaaS. En caso contrario, puedes optar por una implantación personalizada, eligiendo entre software propietario o software libre, y entre un ERP horizontal o vertical.

Existen ERPs horizontales (generalistas) entre los que podemos destacar soluciones propietarias como SAP, Oracle, Microsoft Dynamics o HAPIQA ERP y soluciones Opensource como Openbravo u OpenERP. También encontramos en el mercado ERPs verticales (especializados en un sector: retail, farmacia, hostelería, etc.) como Hotel OS para hoteles o Sage Despachos para despachos profesionales.

Si tu negocio es cambiante y tus procesos no son estándar, la mejor opción es utilizar un ERP horizontal. Si tu negocio tiene unos procesos repetidos y definidos, y existe un ERP vertical para tu sector, lo mejor es un ERP vertical (por ej. para un hotel) puesto que todas las particularidades de tu negocio ya van a estar reflejadas en el sistema y nos permitirá ahorrar costes de personalización de un ERP horizontal. Para tomar la mejor decisión será necesario hacerse las siguientes preguntas:

  • ¿El ERP cumple con las funcionalidades que necesito?
  • ¿El ERP está programado en un lenguaje de programación conocido y estándar?
  • ¿Existen varias empresas solventes que puedan ser proveedoras de ese ERP?
  • ¿Existen empresas implantadoras profesionales cerca de mi ubicación?
  • ¿Se pueden migrar fácilmente los datos?
  • ¿El ERP se actualiza y se puede subir de versión sin dificultad?
  • ¿Cual son los SLAs (acuerdos de nivel de servicio) del proveedor?
  • ¿Cual es el CTO?


Para tomar la mejor decisión sobre la inversión a realizar es necesario evaluar el CTO o "coste total de adquisición" y no dejarse llevar por precios de implantación bajos, descuentos en licencias y atractivas ofertas que a largo plazo no son tan interesantes como a priori podría parecer. Para evaluar el CTO hay que tener en cuenta:

  • Coste de licencias (coste anual, del primer año y años posteriores)
  • Coste del mantenimiento anual
  • Coste de actualizaciones
  • Coste de la consultoría
  • Coste de la implantación
  • Coste de la formación a usuarios y administradores
  • Coste de oportunidad


Sólo las PyMEs que sean eficientes en el control de costes y mejoren sus procesos para ser más eficientes pueden sobrevivir en el entorno actual. Bajo esta óptica, la implantación de un ERP se hace imprescindible para cualquier PyME que quiera crecer sostenidamente en el tiempo.

Recopilado de www.HP.com por Jezis Collector.

viernes, 25 de mayo de 2012

Las Tecnologías de Información y su papel en el Rediseño Empresarial





ESPECIALISTAS EN GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO E
IMPLEMENTACIONES DE TI



Las empresas han llegado a un punto en donde simplemente tienen que elegir entre mantenerse estáticas ante el cambio y estar propensas a desaparecer, o reinventarse de forma tal que permita su reposicionamiento.



El mercado nacional está evolucionando, y gran parte de esta evolución se ve influenciada por los cambios políticos y económicos que vienen suscitándose en el país. Debido a ello, las empresas han llegado a un punto en donde simplemente tienen que elegir entre mantenerse estáticas ante el cambio y por ende estar propensas a la desaparición, o simplemente hacer cambios internos dentro de su organización y reinventarse de forma tal que permita un reposicionamiento dentro de este nuevo escenario.

Es ahí donde las Tecnologías de Información juegan un papel trascendental, permitiendo a las empresas emprender el camino a la globalización en orden y con procesos de calidad. Por otro lado, las implementaciones Tecnológicas en conjunto con el rediseño Empresarial, deben de realizarse en forma sistemática, atacando los procesos que generaran valor y en conjunción con los Objetivos Estratégicos Empresariales.
Un ejemplo de rediseño de procesos mal dirigidos o mal enfocados, nos lo muestra el genial Charles Chaplin en un extracto de la Película "Tiempos Modernos" donde nos enseña la deshumanización de los tiempos de posguerra, que se extiende hasta nuestros días, reduciendo al hombre a un mecanicismo autómata, propios de los efectos perniciosos de la competencia desmedida del capitalismo. "El maquinismo aplastando al humanismo".


Por otro lado, también es necesario entender y atacar a las siguientes fuerzas competitivas que se caracterizan por mover a los mercados, siempre de la mano de las Tecnologías de Información:
  • La competencia tradicional: Cada vez más intensificada por la aparición de mecanismos innovadores que permiten gestionar sus productos en una forma mas óptima. Ejemplo: Redes Sociales, EDI (Electronic Data Interchange), RFID (Radio Frequency IDentification), etc. 
  • El ingreso de nuevos competidores: Competidores muchas veces multinacionales, con un know how global y con costos inferiores por economías de escala. Aquí es donde las Tecnologías de Información se convierten en una ventaja competitiva al aportar flexibilidad operativa, necesaria para competir con estas grandes empresas, las que muchas veces no la tienen.
  • Clientes o Compradores: En los casos en que generamos dependencia sobre algún o algunos clientes en particular, produciendo una dependencia que puede ser perjudicial ante una variación de precio o mejores ofertas de nuestros competidores.
  • Proveedores: En el caso de que la mayor parte de nuestros insumos los adquiramos a un proveedor en particular, generandose una dependencia que puede ser perjudicial si el proveedor cambia las condiciones de precios.
  • Productos Sustitutos: Generación de nuevas formas alternativas de productos alternativos, que la competencia puede colocar en el mercado.
Todos los aspectos mencionados antes deben ser controlados por las Organizaciones, y es el momento de que las empresas realicen una labor de Planeamiento Empresarial que les permita reacomodarse revisando sus Estrategias para reposicionarse.
Para ello deben reestructurarse, ordenarse internamente, e incorporar una dimensión mas en la toma de deciciones de la alta direccion. Esta nueva dimensión son las Tecnologías de Información, dándole la misma o mayor importancia que otros recursos corporativos.

Nota Original extraida de la Revista Computer World Perú N° 86
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viernes, 11 de mayo de 2012

¿Qué están haciendo hoy las Empresas para generar ventaja competitiva con las Tecnologías de Información (TI)?




ESPECIALISTAS EN GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO
E IMPLEMENTACIONES DE TI



Hoy en día, las organizaciones en el Perú transitan por un mercado cada vez más competitivo, donde las exigencias de los clientes convierten a la flexibilidad de adaptarse a las nuevas condiciones del mercado, en un factor crucial para el mejoramiento de la competitividad. Es en este sentido, que las Tecnologías de Información adoptan un factor relevante en el cumplimiento de este objetivo y aportan en gran medida a su mejoramiento, permitiendo optimizar procesos que generan valor agregado en las empresas.

Del mismo modo, la evolución también ha sido inherente a las aplicaciones de estas tecnologías, aplicándose anteriormente en procesos definidos sin modificación alguna; evolucionando al rediseño previo de estos procesos antes de su implementación vía metodologías y buenas prácticas.

Dentro de los aspectos relacionados a mejorar el servicio de sistemas de información tenemos:

Planeamiento Tecnológico: Toda estrategia en TI debe de estar alineada a la estrategia empresarial, para que así estas tecnologías coadyuven al cumplimiento de los objetivos empresariales. Para ello hay que realizar un análisis de los procesos de negocio y las actividades que se realizan en él, para posteriormente identificar las arquitecturas, como las bases de datos que soportaran a los procesos, plataformas tecnológicas (hardware y software) y redes de comunicaciones requeridas.

Administración de Proyectos y Metodologías de trabajo: En toda implementación de Sistemas de Gestión Empresarial, es importante identificar las metodologías y estrategias de implantación a utilizar, los equipos de trabajo y el nivel de participación de los usuarios en el avance y control de calidad del software. Asimismo, la implementación debe de desarrollarse siguiendo lineamientos base, que van desde el análisis o conceptualización del sistema, hasta la puesta en marcha, pasando por la configuración y etapa de prueba.

Utilización de herramientas CASE: Las herramientas case (Computer Aided Software Engineering) apoya al desarrollo de software con el uso de las metodologías formales. El CASE es una herramienta necesaria para el desarrollo del software, incrementando productividad en el desarrollo y mantenimiento de sistemas de información y bases de datos. Estas herramientas, además de facilitar la actividad de documentación y también la posibilidad de realizar un desarrollo integrado, cuentan con un repositorio común de información que permite un trabajo integrado y coherente de información de negocio.

Reingeniería de Procesos: Es recomendable realizar un análisis y un rediseño de los procesos que generan valor a la empresa. Se sugiere que este análisis sea radial y de la mano con las tecnologías de información, a fin de obtener beneficios en cuanto a tiempo, calidad y costo.

Telecomunicaciones: El objetivo principal de los Sistemas de Información es brindar información de calidad en el momento adecuado y en el momento adecuado; soportado en una red de comunicaciones que atraviese nuestra organización.
Toda empresa moderna debe estar interconectada a nivel interno y tener la posibilidad de interconectarse con otras empresas si desea participar en la globalización de los mercados.

Rediseño del Servicio Informativo: Debe considerarse un nuevo rol para la Gerencia Informática, que es la de convertirse en un agente de cambio que coadyuve al cumplimiento de las estrategias empresariales y al rediseño de los procesos para lograr su eficiencia, o sea, pasar de ser una administración orientada a los equipos de cómputo a administrar la información.

Outsoursing: Es una estrategia para bajar los costos operativos a través de entregar a terceros el desarrollo o mantenimiento de los sistemas de información, que puede ser aplicable a las diferentes funciones de área de informática. Al adoptar este esquema de trabajo debe considerarse un control de calidad de los productos que se reciban, realizado por personal de la organización o contratando un equipo externos. Se debe considerar los aspectos contractuales, el nivel del equipo de trabajo asignado por la empresa contratada, controles de calidad en base a resultados tangibles, obligando a la empresa contratada que trabaje con metodología formal y una estructura que permita verificar el avance y la calidad del producto ofrecido.

Nota Original extraída de Avance Económico Nro 188.
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