Factores claves a la hora de elegir el mejor ERP para tu PYME

Se conoce como ERP a los sistemas de planificación de recursos empresariales (Enterprise resource planning, por sus siglas en inglés) y básicamente es un sistema de gestión que integra en un único sistema todos los procesos de la empresa: compras, ventas, gestión de almacén, producción, finanzas, contabilidad, gestión comercial, etc.

Generalmente se ha asociado el uso de un ERP a las grandes empresas, sin embargo esto no tiene que ser así. Las pequeñas y medianas empresas pueden beneficiarse de las ventajas de usar un ERP, puesto que ya existen soluciones adaptadas a las necesidades de las PyMEs desde el punto de vista de procesos y recursos económicos. Un ERP es una herramienta fundamental para mejorar la productividad empresarial, evitar errores humanos y duplicidades y poder controlar la información para que la dirección pueda tomar decisiones correctas.

El “dato único”, una gran ventaja
En los ERP los datos son introducidos dentro del sistema una única vez, y enseguida están disponibles para todas las personas involucradas en los distintos procesos de la empresa. Es decir, el sistema se basa en una base de datos centralizada en la que se consolidan todas las operaciones, lo que significa que cualquier transacción queda reflejada de forma inmediata, desencadenando otros procesos en el back-office: actualización de stocks, tesorería, contabilidad. La ventaja del dato único radica en el ahorro de tiempo (los datos sólo se introducen una vez) y en la minimización de errores manuales. Ambos ayudan aumentar la productividad empresarial.

Imaginemos una empresa de distribución. El administrativo recibe, vía email, un pedido de un nuevo cliente. Tras pedirle todos los datos necesarios, crea el nuevo cliente en el sistema y da de alta un pedido nuevo. Ese pedido nuevo desencadena una orden en el almacén. El responsable de almacén lista los pedidos del día y se encarga de prepararlos. A la salida, con sólo dar a un botón, se generan los albaranes de los pedidos que se han preparado. En ese momento, el ERP actualiza el stock de los productos, y si se producen las condiciones necesarias, automáticamente propone una solicitud de compra de material, para que no se produzcan roturas de stock. A final de mes, el administrativo lista todos los pedidos enviados, albaranados y entregados en destino satisfactoriamente, y genera las facturas para los clientes con dar a un botón. No tiene que realizar el engorroso trabajo de crear las facturas una por una, con el tiempo que conlleva y la posibilidad de error. Una vez realizadas las facturas, y en función de las condiciones de pago de cada cliente, el director financiero puede actualizar su previsión de tesorería. Todos los movimientos y transacciones son contabilizados automáticamente, por lo que el director general puede consultar los informes financieros en tiempo real y tomar decisiones estratégicas basadas en la información consolidada en el ERP.

Elegir entre adquirir software o alquilarlo. ¿Existen los ERPs SaaS?
El SaaS, o Software como servicio, es un modelo de despliegue de software donde una aplicación informática se ofrece como un servicio a través de Internet. Así, se permite que el usuario del servicio no necesite instalar o actualizar la aplicación en sus equipos. Este modelo permite el uso de nuevo software sin necesidad de realizar una gran inversión inicial en adquisición de licencias o sistemas informáticos. De hecho, la inversión se realiza únicamente en función del uso de los servicios SaaS, cuyo coste a corto plazo suele ser bastante reducido.

El SaaS está orientado principalmente a reducir el coste de implantación y uso de los sistemas informáticos asociados a la gestión de los recursos empresariales (por ej. un ERP) de una organización. El coste se reduce debido a que la inversión inicial es prácticamente inexistente, y las tarifas por el uso posterior de los servicios SaaS son bastante reducidas debido a la economía de escala. Los principales inconvenientes a la hora de utilizar un ERP Saas son dos. El primero y más limitante es la escasa personalización que permiten estas aplicaciones, que hace que sea necesario que la empresa adapte sus procesos al sistema de gestión, puesto que no se puede adaptar el sistema de gestión a la empresa. El segundo es que es necesario disponer de una conexión a Internet para poder acceder al sistema.

Elegir entre software libre o propietario
En los sistemas de ERPs se pueden destacar tres ventajas del software libre frente al software propietario:

1. Seguridad: dado que el código del software libre está a disposición de todo el mundo, muchos expertos en seguridad creen que el software libre es más seguro que el software comercial. Por una parte los usuarios finales pueden analizar la seguridad del código y añadir parches de seguridad, y por otra el código es resistente a los ataques de los hackers, que pueden descargarlo de forma gratuita.
2. Flexibilidad: cualquier usuario de software libre tiene la oportunidad de examinar el código fuente y realizar las alteraciones que estime oportuno. De esta manera, los usuarios expertos pueden eliminar los fallos que encuentren y añadir cualquier funcionalidad que precisen. Esto también influye a la hora de ser independiente del proveedor, puesto que el software adquirido puede ser evolucionado y mantenido por otra empresa o profesional que conozca el lenguaje de programación utilizado.
3. Interoperabilidad: la interoperabilidad con otros sistemas de software facilita la capacidad de integrarse con una gama de productos complementarios con el fin de satisfacer los requisitos de negocio. El software libre utiliza estándares abiertos que proporcionan una clara definición de cómo debe producirse el intercambio de información y datos entre sistemas o componentes heterogéneos que deban trabajar juntos.

¿Qué ERP necesita una PyME?
A esta altura quizás ya estés convencido que un sistema ERP ofrece a una PyME control, información e integración, lo que permite mejorar la productividad de tu empresa. En los próximos párrafos haremos un recorrido sobre las características de diferentes sistemas de ERP para que puedas decidir cuál se adapta mejor a las necesidades de tu negocio. Si no te importa adaptar a tus procesos y tienes un presupuesto muy limitado, la mejor opción es un ERP SaaS. En caso contrario, puedes optar por una implantación personalizada, eligiendo entre software propietario o software libre, y entre un ERP horizontal o vertical.

Existen ERPs horizontales (generalistas) entre los que podemos destacar soluciones propietarias como SAP, Oracle, Microsoft Dynamics o HAPIQA ERP y soluciones Opensource como Openbravo u OpenERP. También encontramos en el mercado ERPs verticales (especializados en un sector: retail, farmacia, hostelería, etc.) como Hotel OS para hoteles o Sage Despachos para despachos profesionales.

Si tu negocio es cambiante y tus procesos no son estándar, la mejor opción es utilizar un ERP horizontal. Si tu negocio tiene unos procesos repetidos y definidos, y existe un ERP vertical para tu sector, lo mejor es un ERP vertical (por ej. para un hotel) puesto que todas las particularidades de tu negocio ya van a estar reflejadas en el sistema y nos permitirá ahorrar costes de personalización de un ERP horizontal. Para tomar la mejor decisión será necesario hacerse las siguientes preguntas:

• ¿El ERP cumple con las funcionalidades que necesito?
• ¿El ERP está programado en un lenguaje de programación conocido y estándar?
• ¿Existen varias empresas solventes que puedan ser proveedoras de ese ERP?
• ¿Existen empresas implantadoras profesionales cerca de mi ubicación?
• ¿Se pueden migrar fácilmente los datos?
• ¿El ERP se actualiza y se puede subir de versión sin dificultad?
• ¿Cual son los SLAs (acuerdos de nivel de servicio) del proveedor?
• ¿Cual es el CTO?

Para tomar la mejor decisión sobre la inversión a realizar es necesario evaluar el CTO o "coste total de adquisición" y no dejarse llevar por precios de implantación bajos, descuentos en licencias y atractivas ofertas que a largo plazo no son tan interesantes como a priori podría parecer. Para evaluar el CTO hay que tener en cuenta:

• Coste de licencias (coste anual, del primer año y años posteriores)
• Coste del mantenimiento anual
• Coste de actualizaciones
• Coste de la consultoría
• Coste de la implantación
• Coste de la formación a usuarios y administradores
• Coste de oportunidad

Sólo las PyMEs que sean eficientes en el control de costes y mejoren sus procesos para ser más eficientes pueden sobrevivir en el entorno actual. Bajo esta óptica, la implantación de un ERP se hace imprescindible para cualquier PyME que quiera crecer sostenidamente en el tiempo.

Recopilado de www.HP.com por Jezis Collector.

Diagrama de Pareto: Concepto, usos y ejemplos de aplicación

Mediante el Diagrama de Pareto se pueden detectar los problemas que tienen más relevancia mediante la aplicación del principio de Pareto (pocos vitales, muchos triviales) que dice que hay muchos problemas sin importancia frente a solo unos graves. Ya que por lo general, el 80% de los resultados totales se originan en el 20% de los elementos.

La minoría vital aparece a la izquierda de la grafica y la mayoría útil a la derecha. Hay veces que es necesario combinar elementos de la mayoría útil en una sola clasificación denominada otros, la cual siempre deberá ser colocada en el extremo derecho. La escala vertical es para el costo en unidades monetarias, frecuencia o porcentaje.

La gráfica es muy útil al permitir identificar visualmente en una sola revisión tales minorías de características vitales a las que es importante prestar atención y de esta manera utilizar todos los recursos necesarios para llevar acabo una acción correctiva sin malgastar esfuerzos.

Algunos ejemplos de tales minorías vitales serían:

• La minoría de clientes que representen la mayoría de las ventas.
• La minoría de productos, procesos, o características de la calidad causantes del grueso de desperdicio.
• La minoría de rechazos que representa la mayoría de quejas de la clientela.
• La minoría de vendedores que esta vinculada a la mayoría de partes rechazadas.
• La minoría de problemas causantes del grueso del retraso de un proceso.
• La minoría de productos que representan la mayoría de las ganancias obtenidas.
• La minoría de elementos que representan al grueso del costo de un inventarios.

Concepto

El Diagrama de Pareto es una gráfica en donde se organizan diversas clasificaciones de datos por orden descendente, de izquierda a derecha por medio de barras sencillas después de haber reunido los datos para calificar las causas. De modo que se pueda asignar un orden de prioridades.

¿Qué es?

El nombre de Pareto fue dado por el Dr. Joseph Juran en honor del economista italiano Vilfredo Pareto (1848-1923) quien realizo un estudio sobre la distribución de la riqueza, en el cual descubrió que la minoría de la población poseía la mayor parte de la riqueza y la mayoría de la población poseía la menor parte de la riqueza. Con esto estableció la llamada "Ley de Pareto" según la cual la desigualdad económica es inevitable en cualquier sociedad.

El Dr. Juran aplicó este concepto a la calidad, obteniéndose lo que hoy se conoce como la regla 80/20.

Según este concepto, si se tiene un problema con muchas causas, podemos decir que el 20% de las causas resuelven el 80% del problema y el 80% de las causas solo resuelven el 20% del problema.

Por lo tanto, el Análisis de Pareto es una técnica que separa los “pocos vitales” de los “muchos triviales”. Una gráfica de Pareto es utilizada para separar gráficamente los aspectos significativos de un problema desde los triviales de manera que un equipo sepa dónde dirigir sus esfuerzos para mejorar. Reducir los problemas más significativos (las barras más largas en una Gráfica Pareto) servirá más para una mejora general que reducir los más pequeños. Con frecuencia, un aspecto tendrá el 80% de los problemas. En el resto de los casos, entre 2 y 3 aspectos serán responsables por el 80% de los problemas.

En relación con los estilos gerenciales de Resolución de Problemas y Toma de Decisiones (Conservador, Bombero, Oportunista e Integrador), vemos como la utilización de esta herramienta puede resultar una alternativa excelente para un gerente de estilo Bombero, quien constantemente a la hora de resolver problemas solo “apaga incendios”, es decir, pone todo su esfuerzo en los “muchos triviales”.

¿Cuándo se utiliza?

• Al identificar un producto o servicio para el análisis para mejorar la calidad.
• Cuando existe la necesidad de llamar la atención a los problema o causas de una forma sistemática.
• Al identificar oportunidades para mejorar
• Al analizar las diferentes agrupaciones de datos (ej: por producto, por segmento, del mercado, área geográfica, etc.)
• Al buscar las causas principales de los problemas y establecer la prioridad de las soluciones
• Al evaluar los resultados de los cambos efectuados a un proceso (antes y después)
• Cuando los datos puedan clasificarse en categorías
• Cuando el rango de cada categoría es importante

Pareto es una herramienta de análisis de datos ampliamente utilizada y es por lo tanto útil en la determinación de la causa principal durante un esfuerzo de resolución de problemas. Este permite ver cuáles son los problemas más grandes, permitiéndoles a los grupos establecer prioridades. En casos típicos, los pocos (pasos, servicios, ítems, problemas, causas) son responsables por la mayor parte el impacto negativo sobre la calidad. Si enfocamos nuestra atención en estos pocos vitales, podemos obtener la mayor ganancia potencial de nuestros esfuerzos por mejorar la calidad.

Un equipo puede utilizar la Gráfica de Pareto para varios propósitos durante un proyecto para lograr mejoras:

• Para analizar las causas 
• Para estudiar los resultados 
• Para planear una mejora continua 
• Las Gráficas de Pareto son especialmente valiosas como fotos de “antes y después” para demostrar qué progreso se ha logrado. Como tal, la Gráfica de Pareto es una herramienta sencilla pero poderosa.

¿Cómo se utiliza?

1. Seleccionar categorías lógicas para el tópico de análisis identificado (incluir el periodo de tiempo).
2. Reunir datos. La utilización de un Check List puede ser de mucha ayuda en este paso.
3. Ordenar los datos de la mayor categoría a la menor
4. totalizar los datos para todas las categorías 
5. calcular el porcentaje del total que cada categoría representa
6. trazar los ejes horizontales (x) y verticales (y primario - y secundario)
7. trazar la escala del eje vertical izquierdo para frecuencia (de 0 al total, según se calculó anteriormente)
8. de izquierda a derecha trazar las barras para cada categoría en orden descendente. Si existe una categoría “otros”, debe ser colocada al final, sin importar su valor. Es decir, que no debe tenerse en cuenta al momento de ordenar de mayor a menor la frecuencia de las categorías.
9. trazar la escala del eje vertical derecho para el porcentaje acumulativo, comenzando por el 0 y hasta el 100%
10. trazar el gráfico lineal para el porcentaje acumulado, comenzando en la parte superior de la barra de la primera categoría (la mas alta)
11. dar un título al gráfico, agregar las fechas de cuando los datos fueron reunidos y citar la fuente de los datos.
12. analizar la gráfica para determinar los “pocos vitales”

Consejos para la construcción / interpretación

Como hemos visto, un Diagrama de Pareto es un gráfico de barras que enumera las categorías en orden descendente de izquierda a derecha, el cual puede ser utilizado por un equipo para analizar causas, estudiar resultados y planear una mejora continua.

Dentro de las dificultades que se pueden presentar al tratar de interpretar el Diagrama de Pareto es que algunas veces los datos no indican una clara distinción entre las categorías. Esto puede verse en el gráfico cuando todas las barras son más o menos de la misma altura. 

Otra dificultad es que se necesita más de la mitad de las categorías para sumar más del 60% del efecto de calidad, por lo que un buen análisis e interpretación depende en su gran mayoría de un buen análisis previo de las causas y posterior recogida de datos. 

En cualquiera de los casos, parece que el principio de Pareto no aplica. Debido a que el mismo se ha demostrado como válido en literalmente miles de situaciones, es muy poco probable que se haya encontrado una excepción. Es mucho más probable que simplemente no se haya seleccionado un desglose apropiado de las categorías. Se deberá tratar de estratificar los datos de una manera diferente y repetir el Análisis de Pareto.

Esto nos lleva a la conclusión que para llevar a cabo un proceso de Resolución de Problemas /Toma de Decisiones (RP/TD) es necesario manejar cada una de las herramientas básicas de la calidad, tanto desde el punto de vista teórico como desde su aplicación.

La interpretación de un Diagrama de Pareto se puede definir completando las siguientes oraciones de ejemplo: “Existen (número de categorías) contribuyentes relacionados con (efecto). Pero estos (número de pocos vitales) corresponden al (número) % del total (efecto). Debemos procurar estas (número) categorías pocos vitales, ya que representan la mayor ganancia potencial para nuestros esfuerzos.”

Relación con otras herramientas

Un Diagrama de Pareto generalmente se relaciona con:

• Diagrama de Causa y Efecto (Ishikawa)
• Check List de Revisión 
• Check List de reunión de datos
• Matriz para la Planeación de Acciones

Ejemplo de aplicación

Un fabricante de heladeras desea analizar cuales son los defectos más frecuentes que aparecen en las unidades al salir de la línea de producción. Para esto, empezó por clasificar todos los defectos posibles en sus diversos tipos:

Tipo de Defecto	Detalle del Problema
Motor no detiene	No para el motor cuando alcanza Temperatura
No enfría	El motor arranca pero la heladera no enfría
Burlete Def.	Burlete roto o deforme que no ajusta
Pintura Def.	Defectos de pintura en superficies externas
Rayas	Rayas en las superficies externas
No funciona	Al enchufar no arranca el motor
Puerta no cierra	La puerta no cierra correctamente
Gavetas Def.	Gavetas interiores con rajaduras
Motor no arranca	El motor no arranca después de ciclo de parada
Mala Nivelación	La heladera se balancea y no se puede nivelar
Puerta Def.	Puerta de refrigerador no cierra herméticamente
Otros	Otros Defectos no incluídos en los anteriores

Posteriormente, un inspector revisa cada heladera a medida que sale de producción registrando sus defectos de acuerdo con dichos tipos. Después de inspeccionar 88 heladeras, se obtuvo una tabla como esta:

Tipo de Defecto	Detalle del Problema	Frec.
Burlete Def.	Burlete roto o deforme que no ajusta	9
Pintura Def.	Defectos de pintura en superficies externas	5
Gavetas Def.	Gavetas interiores con rajaduras	1
Mala Nivelación	La heladera se balancea y no se puede nivelar	1
Motor no arranca	El motor no arranca después de ciclo de parada	1
Motor no detiene	No para el motor cuando alcanza Temperatura	36
No enfría	El motor arranca pero la heladera no enfría	27
No funciona	Al enchufar no arranca el motor	2
Otros	Otros Defectos no incluídos en los anteriores	0
Puerta Def.	Puerta de refrigerador no cierra herméticamente	0
Puerta no cierra	La puerta no cierra correctamente	2
Rayas	Rayas en las superficies externas	4
Total:		88

La última columna muestra el número de heladeras que presentaban cada tipo de defecto, es decir, la frecuencia con que se presenta cada defecto. En lugar de la frecuencia numérica podemos utilizar la frecuencia porcentual, es decir, el porcentaje de heladeras en cada tipo de defecto:

Tipo de Defecto	Detalle del Problema	Frec.	Frec. %
Burlete Def.	Burlete roto o deforme que no ajusta	9	10.2
Pintura Def.	Defectos de pintura en superficies externas	5	5.7
Gavetas Def.	Gavetas interiores con rajaduras	1	1.1
Mala Nivelación	La heladera se balancea y no se puede nivelar	1	1.1
Motor no arranca	El motor no arranca después de ciclo de parada	1	1.1
Motor no detiene	No para el motor cuando alcanza Temperatura	36	40.9
No enfría	El motor arranca pero la heladera no enfría	27	30.7
No funciona	Al enchufar no arranca el motor	2	2.3
Otros	Otros Defectos no incluídos en los anteriores	0	0.0
Puerta Def.	Puerta de refrigerador no cierra herméticamente	0	0.0
Puerta no cierra	La puerta no cierra correctamente	2	2.3
Rayas	Rayas en las superficies externas	4	4.5
Total:		88	100

Podemos ahora representar los datos en un histograma como el siguiente:

Pero ¿Cuáles son los defectos que aparecen con mayor frecuencia? Para hacerlo más evidente, antes de graficar podemos ordenar los datos de la tabla en orden decreciente de frecuencia:

Tipo de Defecto	Detalle del Problema	Frec.	Frec. %
Motor no detiene	No para el motor cuando alcanza Temperatura	36	40.9
No enfría	El motor arranca pero la heladera no enfría	27	30.7
Burlete Def.	Burlete roto o deforme que no ajusta	9	10.2
Pintura Def.	Defectos de pintura en superficies externas	5	5.7
Rayas	Rayas en las superficies externas	4	4.5
No funciona	Al enchufar no arranca el motor	2	2.3
Puerta no cierra	La puerta no cierra correctamente	2	2.3
Gavetas Def.	Gavetas interiores con rajaduras	1	1.1
Mala Nivelación	La heladera se balancea y no se puede nivelar	1	1.1
Motor no arranca	El motor no arranca después de ciclo de parada	1	1.1
Puerta Def.	Puerta de refrigerador no cierra herméticamente	0	0.0
Otros	Otros Defectos no incluidos en los anteriores	0	0.0
Total:		88	100

Vemos que la categoría “otros” siempre debe ir al final, sin importar su valor. De esta manera, si hubiese tenido un valor más alto, igual debería haberse ubicado en la última fila.

Ahora resulta evidente cuales son los tipos de defectos más frecuentes. Podemos observar que los 3 primeros tipos de defectos se presentan en el 82 % de las heladeras, aproximadamente. Por el Principio de Pareto, concluimos que: La mayor parte de los defectos encontrados en el lote pertenece sólo a 3 tipos de defectos, de manera que si se eliminan las causas que los provocan desaparecería la mayor parte de los defectos.